Van aanvraag tot factuur in vier stappen
Elke rit loopt dezelfde route door ons systeem. Dat is wat het bewijs achteraf mogelijk maakt.
- 1
Aanvraag
Via het formulier of het portaal, of telefonisch. U geeft ophaal- en afleveradres, gewenst ophaalmoment, soort zending en temperatuurconditie. Geen patiëntgegevens; het formulier zegt dat er ook bij.
- 2
Bevestiging
Per e-mail, met ritnummer, verwachte ophaal- en aflevertijd en tarief. Past de gewenste tijd niet, dan bellen we voordat we bevestigen. Een aanvraag die nog niet bevestigd is, staat als zodanig in het portaal.
- 3
Rit met bewijs
Bij ophalen en afleveren registreren we de werkelijke tijd en laten we tekenen met naam en functie. De chauffeur meet de temperatuur bij ophalen en bij afleveren en legt die vast met tijdstip en zijn naam. Vertraging of afwijking melden we direct aan het opgegeven contact.
- 4
Afronding en factuur
De rit wordt afgesloten met het dossier in het portaal. Elke rit heeft een eigen ritnummer dat op de factuur terugkomt. Een conceptfactuur bereikt u nooit; u ziet alleen definitieve facturen.
Wilt u weten wat er precies wordt vastgelegd en waarom, lees dan kwaliteit en compliance. Wat een rit kost staat bij de tarieven.
Klantportaal
Wat u na een rit terugziet
Elke opdrachtgever krijgt een account in ons klantportaal. Daarin staan uw aanvragen en ritten met status, de pakketten per rit en na het ophalen de bewijsfoto's; het ritrapport en de factuur komen per e-mail. Hieronder een voorbeeld van zo'n rit.
Waar u het terugvindt
- In het portaal
- Uw aanvragen en ritten met status, adressen en gewenste tijden; de pakketten met hun status en na het ophalen de foto's; uw facturen.
- Op de volgpagina
- De voortgang per stop en de verwachte aankomsttijd die de chauffeur doorgeeft, zonder interne gegevens.
- Per e-mail
- De bevestiging vóór we rijden en na de rit het ritrapport met tijden, overdracht, temperatuur en pakketten.
Ritnummer
VOORBEELD-0042
Opdrachtgever: Voorbeeldorganisatie
- Opgehaald
- 19:14
- gewenst 19:00
- Afgeleverd
- 19:51
- gewenst vóór 20:00
- Pakketten
- 3 van 3
- per pakket opgehaald en afgeleverd
- Temperatuur
- 4,6 °C / 5,1 °C
- gemeten bij ophalen en afleveren, conditie 2-8 °C
- Overdracht
- Getekend
- naam en functie van de ontvanger vastgelegd
- Rapport en factuur
- Per e-mail
- ritrapport als pdf; de factuur ook in het portaal
Alle gegevens in dit voorbeeld zijn verzonnen; het toont de weergave, niet een uitgevoerde rit.
Een rit aanvragen
U geeft ophaal- en afleveradres, het gewenste ophaalmoment en de temperatuurconditie. Wij bevestigen per e-mail met ritnummer, verwachte tijden en tarief voordat we rijden.