Privacyverklaring

Wie wij zijn

UrgentX Transport is een eenmanszaak in Dinteloord die medische zendingen vervoert voor ziekenhuizen, laboratoria, apotheken en huisartsenposten. De bedrijfsgegevens staan onderaan deze pagina. Vragen over deze verklaring of over uw gegevens stelt u per e-mail; er is geen aparte functionaris voor gegevensbescherming, de eigenaar behandelt ze zelf.

Onze rol: verwerkingsverantwoordelijke of verwerker

Voor onze eigen processen zijn wij verwerkingsverantwoordelijke: deze website, het klantportaal en de accounts daarin, het aannemen en plannen van opdrachten, de facturatie en administratie, de beveiligingslogboeken en ons eigen contact met opdrachtgevers.

Voor de gegevens die een opdrachtgever ons voor een vervoersopdracht meegeeft, zoals de contactpersoon op het afleveradres of een kenmerk op een zending, geldt: welke rol wij hebben hangt af van de verwerking. Wij beoordelen dat per verwerking en leggen het waar nodig in een verwerkersovereenkomst vast. Wij doen daarover geen algemene uitspraak; een opdrachtgever die daarover afspraken wil maken, doet dat bij het aangaan van de samenwerking.

De website

Bezoekt u deze website, dan schrijft onze server het IP-adres, het tijdstip, het opgevraagde adres en het type browser in een toegangslogboek. Dat logboek dient om storingen en misbruik te kunnen zien en wordt na dertig dagen overschreven. De site gebruikt geen advertentie- of statistiekdiensten van anderen. Wel telt onze eigen server anoniem welke pagina's worden bekeken, of op het telefoonnummer of e-mailadres wordt getikt en of het aanvraagformulier of het terugbelformulier wordt gestart, afgebroken of verzonden. Daarbij bewaren wij geen IP-adres en geen naam, alleen een code die elke dag wisselt en niet naar u terug te herleiden is; die telling plaatst geen cookie, wordt na negentig dagen verwijderd en blijft achterwege als uw browser Global Privacy Control of Do Not Track doorgeeft. De site plaatst alleen een cookie voor uw taalkeuze; een thema-keuze blijft in uw eigen browser. Na inloggen komt daar een sessiecookie bij.

Het verkeer naar de site en het portaal loopt via Cloudflare, dat de verbinding beveiligt en daarbij verkeersgegevens verwerkt. Zie de paragraaf over andere partijen.

Zakelijke relaties die wij benaderen

Om opdrachtgevers te vinden benaderen wij ziekenhuizen, laboratoria, apotheken, zorginstellingen en vervoerders. In ons eigen systeem leggen wij vast welke organisatie wij hebben gemaild of gebeld, wat er is besproken en, waar dat voor het contact nodig is, de naam, de functie en het zakelijke e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon. Die gegevens komen uit het contact zelf of van de openbare website van de organisatie. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke acquisitie (artikel 6 lid 1 sub f AVG); wij gebruiken ze voor niets anders en geven ze niet door.

Wilt u niet dat wij uw gegevens bewaren, dan verwijderen wij ze op uw verzoek. Contactpersonen van een organisatie die geen opdrachtgever wordt, verwijderen wij twee jaar na het laatste contact; de organisatie zelf blijft in ons overzicht staan.

Een vervoersaanvraag doen

Vraagt u vervoer aan via het formulier, dan verwerken wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en organisatie, het ophaal- en afleveradres, de contactpersoon op het afleveradres met telefoonnummer, het gewenste moment, de aard van de zending en wat u verder invult. Wij gebruiken dat alleen om de aanvraag te beoordelen, te bevestigen en uit te voeren (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Het formulier vraagt u uitdrukkelijk geen medische of persoonlijke gegevens over patiënten in te vullen; wij hebben die voor het vervoer niet nodig.

Een aanvraag die wordt afgewezen of verloopt, anonimiseren wij vier weken later: de persoonsgegevens en eventuele foto's van het pakket worden dan verwijderd. Een aanvraag die een opdracht wordt, volgt de bewaartermijnen van het ritdossier hieronder.

Op de pagina over spoedritten kunt u ook alleen uw naam en telefoonnummer achterlaten, met desgewenst de rit en het moment. Wij gebruiken die om u over die rit terug te bellen en, als er een opdracht of samenwerking uit voortkomt, voor het contact daarover (artikel 6 lid 1 sub b AVG: een stap die u zelf vraagt voordat er een opdracht is). Het verzoek komt in ons relatiebeheer; de naam, het telefoonnummer en de omschrijving van de rit worden daar twee jaar na het laatste contact verwijderd, tenzij u klant wordt.

Het klantportaal en uw account

Een organisatie krijgt op uitnodiging een portaalaccount. Wij verwerken daarvoor de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de gebruikers, een versleutelde afgeleide van het wachtwoord (nooit het wachtwoord zelf), de momenten van inloggen en de wijzigingen aan het account. Een beheerder van uw organisatie kan collega's toevoegen en de bedrijfsgegevens bijhouden.

Een account dat vierentwintig maanden niet is gebruikt en waarvan de organisatie in die tijd geen rit had, zetten wij op inactief; twaalf maanden daarna verwijderen wij de persoonsgegevens ervan. Gegevens die wij op een andere grond moeten bewaren, zoals facturen, blijven staan.

Ritgegevens en contactpersonen

Bij een rit leggen wij vast wat nodig is om hem uit te voeren en te verantwoorden: de adressen, de naam en het telefoonnummer van de contactpersoon bij ophalen en afleveren, de gevraagde en werkelijke tijden, de status per stop en de verwachte aankomsttijd die de chauffeur doorgeeft. De grondslag is de overeenkomst met de opdrachtgever. De opdrachtgever kan de rit volgen op een volgpagina met een volgcode; die pagina toont geen namen van personen.

Contactgegevens van personen en vrije notities in het ritdossier bewaren wij twee jaar na afronding van de rit; daarna worden ze uit het dossier verwijderd. De rit zelf, als transactie met adressen van organisaties, tijden en bedragen, hoort bij de administratie en blijft daar zeven jaar na afloop van het boekjaar.

Bewijs van aflevering: handtekening en foto

Bij de overdracht legt de chauffeur vast wie de zending aanneemt (naam en functie) en laat die persoon tekenen op het scherm. De naam en de handtekening bewaren wij twee jaar na de rit, tenzij de opdrachtgever aantoonbaar langer verlangt, er een geschil loopt of een wettelijke plicht langer eist.

Een foto van de overdracht maken wij alleen op verzoek van de opdrachtgever, en als er geen handtekening beschikbaar is: niemand aanwezig, de ontvanger weigert te tekenen, of de zending wordt op de afgesproken plek achtergelaten. Een foto is dus geen standaard bij iedere rit. De app toont bij het fotoveld de regel dat alleen de zending of de plek van overdracht in beeld komt, zonder personen of gegevens van anderen. Een overdrachtsfoto bewaren wij een jaar; bij een concreet geschil wordt de normale verwijdering geblokkeerd tot het geschil is afgerond.

Bij een bijzonderheid, zoals zichtbare schade, een verbroken zegel of een temperatuurafwijking, maakt de chauffeur foto's van de zending als bewijs van de afwijking. Die bewaren wij twee jaar, of langer als de rit tot de GDP-documentatie van de opdrachtgever hoort.

Bij het ophalen fotografeert de chauffeur de zending als bewijs van wat is meegenomen, per pakket of als geheel; alleen de verpakking komt in beeld, geen personen en geen gegevens van anderen. De opdrachtgever ziet deze foto's en de status per pakket na het ophalen in het klantportaal en in het ritrapport, alleen voor de ritten van zijn eigen organisatie. Voor deze foto's geldt dezelfde bewaartermijn van twee jaar. Een omschrijving of referentie die de opdrachtgever zelf bij een pakket opgeeft hoort bij het ritdossier; het formulier vraagt daarbij uitdrukkelijk geen patiëntgegevens in te vullen.

Temperatuurgegevens en meetapparatuur

Bij een rit met een temperatuurconditie meet de chauffeur de temperatuur bij ophalen en afleveren en legt tijdstip, plaats, waarde, zijn eigen naam en het nummer van de gebruikte thermometer vast. Dat zijn gegevens over de zending en over onze eigen medewerker, niet over de ontvanger. Wij bewaren ze twee jaar; hoort de rit tot de GDP-documentatie van de opdrachtgever (geneesmiddelen), dan ten minste vijf jaar of zo lang als het contract met de opdrachtgever voorschrijft, en nooit stilzwijgend korter dan nodig.

Facturatie en administratie

Op de factuur staan de naam en het adres van uw organisatie, uw referentie, het ritnummer, de route op organisatieniveau en de bedragen. Er staan geen namen van patiënten of ontvangers op. Facturen en de gegevens die ze onderbouwen bewaren wij zeven jaar na afloop van het boekjaar, zoals artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen voorschrijft.

Beveiliging en logboeken

De verbinding met de site en het portaal is versleuteld (HTTPS). Wachtwoorden slaan wij alleen als versleutelde afgeleide op. Na tien mislukte inlogpogingen vanaf één adres wachten we een kwartier. Een klantsessie verloopt na twaalf uur. Handtekeningen en foto's zijn alleen na inloggen op te vragen. De serverlogboeken bewaren wij dertig dagen, langer alleen bij een beveiligingsincident of onderzoek.

Van de database en de bewijsbestanden maken wij dagelijks een back-up die veertien dagen wordt bewaard. Een gegeven dat volgens deze verklaring is verwijderd en toch uit een back-up zou worden teruggezet, wordt bij de eerstvolgende opschoning opnieuw verwijderd.

Een inbreuk op de beveiliging die persoonsgegevens raakt, melden wij binnen 24 uur aan de verwerkingsverantwoordelijke als wij voor die gegevens verwerker zijn, en aan de Autoriteit Persoonsgegevens binnen de wettelijke termijn als wij zelf verantwoordelijk zijn.

Andere partijen die gegevens verwerken

Wij verkopen geen gegevens en delen ze niet met derden voor hun eigen doelen. De volgende partijen verwerken gegevens in onze opdracht of zijn technisch nodig:

• Hosting: de applicatie, de database en de bewijsbestanden van het portaal en de ritregistratie staan op een server in Nederland die wij zelf beheren.
• Cloudflare, Inc.: beveiligt en levert de verbinding met de site en het portaal (DNS, TLS, tunnel naar onze server) en verzendt de e-mail vanuit de app. Cloudflare verwerkt daarbij verkeersgegevens en de inhoud van berichten die via de app worden verstuurd, ook buiten de EU. Daarvoor gelden de verwerkersvoorwaarden van Cloudflare met de EU-standaardcontractbepalingen; Cloudflare is ook aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework.
• Microsoft (Microsoft 365): onze postbus. E-mail die u ons stuurt of van ons ontvangt, wordt door Microsoft als verwerker verwerkt onder de Microsoft Product Terms en de bijbehorende gegevensbeschermingsbijlage, met de EU-standaardcontractbepalingen voor doorgifte; Microsoft is ook aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework.
• Anthropic (Claude): een AI-assistent die wij gebruiken voor administratie en opvolging. Wat wij daarin opvragen, zoals gegevens van zakelijke relaties, offertes en aanvragen, wordt door Anthropic verwerkt, ook buiten de EU. Wij kunnen deze koppeling op elk moment uitzetten.
• Kadaster (PDOK Locatieserver): adressen worden daar opgezocht om ze te controleren en op de kaart te zetten. Er gaan alleen adressen mee, geen namen.
• OpenStreetMap: kaarttegels voor de routekaart in het rapport; er worden alleen coördinaten van adressen opgevraagd.
• De pushdienst van de telefoon van onze eigen medewerker (Apple of Google): voor meldingen over nieuwe aanvragen en ritten. De inhoud is voor de pushdienst versleuteld.
• Onze opdrachtgever: ontvangt het ritrapport met de overdrachtsgegevens en, waar van toepassing, de temperatuurgegevens en foto's van zijn eigen rit.
• De Belastingdienst en onze boekhouder: voor de administratie, alleen de factuurgegevens.

Bewaartermijnen in één overzicht

De termijnen hieronder zijn ingericht in het systeem en worden automatisch toegepast; een geschil of claim blokkeert de verwijdering tot het is afgerond.

• Afgewezen of verlopen aanvraag: vier weken, daarna geanonimiseerd.
• Contactpersonen en notities in het ritdossier: twee jaar na de rit.
• Naam en handtekening van de ontvanger: twee jaar na de rit, tenzij de opdrachtgever aantoonbaar langer verlangt.
• Foto van de overdracht: een jaar na de rit.
• Foto's van een afwijking en temperatuurgegevens: twee jaar; GDP-documentatie ten minste vijf jaar of volgens het contract.
• Facturen en de rit als transactie: zeven jaar na afloop van het boekjaar.
• Klantaccounts: na vierentwintig maanden zonder gebruik inactief, twaalf maanden later verwijderd.
• E-mail in de postbus: twee jaar, tenzij het bij een contract, de administratie of een dossier hoort.
• Serverlogboeken: dertig dagen. Back-ups: veertien dagen.
• Anonieme websitetelling: negentig dagen.
• Contactpersonen van organisaties die wij voor samenwerking benaderen, en terugbelverzoeken van de website: twee jaar na het laatste contact.

Uw rechten

U kunt ons vragen welke gegevens wij van u hebben, ze laten corrigeren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken of uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen. Stuur uw verzoek per e-mail; wij reageren binnen een maand. Gaat het om gegevens die een opdrachtgever ons voor een rit heeft meegegeven, dan verwijzen wij u zo nodig naar die opdrachtgever.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan als onze werkwijze of de gebruikte diensten veranderen. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan.