Wat uw kwaliteitsafdeling wil weten voordat u belt
Deze pagina beschrijft hoe wij werken, niet wat medisch juist is. Alles hieronder is auditeerbaar op afspraak.
Hoe leggen jullie de temperatuur vast?
Onder de conditie die u of de fabrikant voorschrijft, in twee uitvoeringen: omgeving 15-25 °C in een geïsoleerde box, en gekoeld 2-8 °C in een koelbox met voorgeconditioneerde koelelementen. De chauffeur meet de temperatuur bij ophalen en bij afleveren en legt die vast met tijdstip en zijn naam. Bij een afwijking melden we direct aan uw contactpersoon, leveren we niet af zonder uw vrijgave en staat de afwijking in het dossier. Is er niet gemeten, dan staat er niet vastgelegd. Wij tonen nooit 'in orde' zonder meting.
Hoe gaan jullie om met UN3373 en verpakkingsinstructie P650?
Biologische stoffen categorie B vervoeren wij als UN3373. Het laboratorium deelt in en verpakt, wij vervoeren; niet elk monster is UN3373, en die indeling is aan de afzender. Het lab zorgt voor drievoudige verpakking met absorberend materiaal, een primaire of secundaire verpakking bestand tegen 95 kPa en het kenmerk UN3373 met de vervoersnaam in letters van minstens 6 mm. Wij controleren de kenmerking bij ophalen - onvolledig verpakt gaat niet mee - vervoeren gescheiden van geneesmiddelen en documenten, en hebben een morsprocedure met absorptie- en desinfectieset in de auto. Een volgens P650 verpakte en gekenmerkte zending is vrijgesteld van de overige ADR-eisen; wij voeren ADR daarom niet als keurmerk.
Zijn jullie GDP-gecertificeerd?
Nee, en dat kan ook niet. Een GDP-certificaat wordt alleen afgegeven aan houders van een groothandelsvergunning; als vervoerder die niet opslaat komen wij daar niet voor in aanmerking en claimen dat ook niet. Wat wij wel doen: onze werkwijze inrichten op de voor vervoer relevante onderdelen van hoofdstuk 9 van richtsnoer 2013/C 343/01 (afgesproken conditie, meting bij ophalen en afleveren, melden van afwijkingen, aflevering aan de geadresseerde, GDP-training van de chauffeur), en auditeerbaar zijn door uw kwaliteitsafdeling.
Sluiten jullie een verwerkersovereenkomst?
Als u dat wilt, ja. Welke rol wij onder de AVG hebben, verwerker of zelf verantwoordelijk, hangt af van de verwerking. Voor de gegevens die wij nodig hebben om te rijden (adressen, contactpersonen, tijden) beschouwt de Autoriteit Persoonsgegevens een vervoerder in de regel als zelf verantwoordelijk, en is een verwerkersovereenkomst niet nodig. Verwerken wij daarnaast gegevens uitsluitend in uw opdracht en volgens uw instructies, dan sluiten we daarvoor een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG; uw eigen model is ook goed. Aanvraagformulier en portaal vragen geen patiëntgegevens; de volgcode toont geen inhoud, afzender of ontvanger.
Hoe zit het met verzekering en aansprakelijkheid?
Voor binnenlands wegvervoer geldt Boek 8 van het Burgerlijk Wetboek: wij leveren af in de staat waarin we de zending ontvingen en zonder vertraging, en de wettelijke schadevergoeding bij verlies of schade is beperkt tot € 3,40 per kilogram (bij vertraging tot het bedrag van de vracht). Wij zeggen dat erbij, want voor een monster of geneesmiddel is een kilotarief zelden dekkend. Aanvullende dekking per zending is vooraf overeen te komen. Onze vervoerdersaansprakelijkheid is verzekerd. De Algemene Vervoercondities 2002 (AVC) gelden alleen als ze uitdrukkelijk zijn overeengekomen; wilt u die van toepassing laten zijn, dan leggen we dat vast in de opdrachtbevestiging of overeenkomst.
Hoe is de informatiebeveiliging geregeld?
Elk account heeft een eigen wachtwoord dat bij de eerste keer inloggen verplicht wordt gewijzigd. Toegang is per organisatie afgeschermd: u ziet alleen uw eigen ritten en facturen. De gegevens van het portaal en de ritregistratie staan op een server in Nederland. Datalekken melden we binnen 24 uur aan de verwerkingsverantwoordelijke.
Wat gebeurt er als de eigenaar uitvalt?
UrgentX Transport is een eenmanszaak. De eigenaar heeft een Verklaring Omtrent het Gedrag en is aan geheimhouding gebonden. Degene die uw aanvraag aanneemt, volgt de rit tot de aflevering. Kan hij een rit niet aannemen, dan zegt hij dat bij de aanvraag, zodat u meteen iets anders kunt regelen. Beloftes over uitval die we niet hard kunnen maken, doen we niet.
Documenten
Een verwerkersovereenkomst (waar die voor uw situatie van toepassing is) en de tekst van de Algemene Vervoercondities 2002 (AVC) sturen we op aanvraag toe. Andere documenten die uw inkoop of kwaliteitsafdeling nodig heeft, zoals een beschrijving van de werkwijze bij geconditioneerd vervoer of UN3373, stellen we in overleg op. Vraag ernaar via info@urgentxtransport.com.
Een rit aanvragen
U geeft ophaal- en afleveradres, het gewenste ophaalmoment en de temperatuurconditie. Wij bevestigen per e-mail met ritnummer, verwachte tijden en tarief voordat we rijden.